资质单位保密检查工作的规律性、实效性探讨

资质单位保密检查工作的规律性、实效性探讨

不打无把握之仗,不搞无准备检查。全面细致的准备,可以使整个保密检查工作达到事半功倍的效果。把检查前的准备做充分,概括起来,就是把“为何查”“查什么”“由谁查”“怎么查”的问题想清楚、做明白、抓扎实。

“为何查”弄清检查的目的。保密检查的依据和目的是检查前必须弄清楚的事,检查人员一头雾水,不知为何而查,必然影响检查的认真程度、工作力度和检查效果。检查的依据和目的一般包括4个方面,一是依据上级部署。党和国家关于保密工作的重大方针政策出台,上级保密组织提出的指示要求,需要通过检查学习贯彻情况,达到督促落实的目的。二是依据本单位制度。国家保密标准明确规定:资质单位应当定期对保密管理制度落实情况、技术防范措施落实情况等进行检查,及时发现和消除隐患。凡是本单位制度上有的,就应该落实。这种检查是常规性的,每季度、每月,甚至每周都要进行。三是依据外单位的经验教训。外单位有了好的做法和经验,拿来借鉴;如果发生了泄密案件,就拿别人的教训警示自己,引以为戒、未雨绸缪,主动开展保密检查以防万一。四是依据新情况、新问题。如人员变化、项目变化、场所变更、设备更新等,需要通过保密检查达到了解和规范保密管理的目的。此外,涉密资质单位还要针对自身保密管理存在的薄弱环节,开展经常性的保密检查,达到破除顽症、自我提高的目的。

“查什么”确定检查的重点。国家保密标准细化一下,可分为百余个小项。如果每次都检查一遍,既难以落实,收效甚微,也没有必要。科学的方法应是每次保密检查确定几个重点,做到查重点、重点查。涉密资质单位进行保密检查,应着重关注保密制度建设、涉密项目管理、涉密设备管理、涉密场所管理、涉密人员管理5个方面的内容。一是保密制度方面,重点放在制度的执行上,切实解决挂在嘴上、贴在墙上、写到纸上,没有很好落实的问题。二是项目管理方面,重点检查涉密项目技术资料和业务资料等密点较为集中、涉密程度较高的文件资料管理情况,看是否按照规定履行签收登记手续,是否按要求进行复印、刻录审批,是否按要求履行移交或留存手续等。三是设备管理方面,重点检查涉密计算机是否有专人负责管理、是否连接过互联网、非涉密计算机是否存储处理过涉密信息等严重违规情形。四是场所管理方面,重点检查保密要害部门、部位实施人防、物防、技防的管理情况。五是人员管理方面,重点检查涉密人员特别是涉密程度高的人员的现实思想表现、保密意识、行为方式和工作习惯等。保密工作离不开“人”,一旦涉密人员的思想、行为出了问题,后果难以想象。因此,人是保密检查的重中之重,必须抓紧抓实。
“由谁查”选准检查的人员。涉密资质单位组织保密检查水平高低与什么人检查关系密切。某涉密资质单位进行自查时,多数涉密人员在自查表上填了“合格”,没有发现任何问题。但在保密办人员检查时,就发现表格中应为“是”的选项却填上了“否”,出现了不应有的笑话。这显然是敷衍应付、态度不严肃不认真的表现。保密检查人员可分为涉密资质单位保密工作领导小组成员带队的检查、保密办人员组织的检查、涉密业务部门自身开展的检查和涉密人员自查等。选定检查人员应根据检查任务和有无特殊需求确定。例如,较难解决的问题就需要领导出面,亲自带领检查;专业性强的业务需专门工具检查时,就要挑选会使用检查工具的人员。无论什么人参与检查,首先要有对党和国家保密事业的忠诚态度和负责精神,认真履行保密检查的职责。

“怎么查”教会检查的方法。保密检查一般按照年度保密工作计划进行,选择常规查与突击查相结合、普遍查与个别查相结合、个人查与互相查相结合、自身查与上级查相结合、一般查与工具查相结合等。就保密检查人员而言,懂检查、会检查、敢检查非常重要。检查人员的能力素质决定检查效果,这也是保密检查的规律。保密检查人员必须首先武装自己,方能检查他人。因此,对检查人员进行集中培训十分必要。要使他们熟悉掌握听汇报、翻档案、问情况、实地看的方法和技巧,学会使用保密检查技术工具检查违规痕迹,从堆积的大量档案材料中理出头绪,发现问题线索,善于发现、判定规避检查的现象,各类检查表格如何合理设计,检查工作通知如何起草,检查人员的工作纪律怎样规定,遇到问题如何处置等等,所有这些都应在保密检查人员培训中一一明确,以便高效有序地开展工作。
检查实施过程,是检验保密检查实效的关键环节,能否把情况查清、问题查准查实,主要取决于保密检查的动作是否到位。浮光掠影、蜻蜓点水式的检查,必定流于形式走过场。看保密检查动作是否到位,主要标志体现在以下3个方面。

“严”字当头。一是严抠标准。国家保密标准是实施保密检查的主要依据和遵循。检查应严格按照标准,梳理关键点、风险点和必须检查的事项,凡是标准中规定的就要按标准检查,看是否达标,不能随心所欲减少项目或降低要求。二是严格动作。保密检查的一招一式要规范到位,例如,检查保密教育是否落实,不仅要询问相关人员,更要翻查有关记录,看下发的教育通知、人员签到登记簿、讲的什么内容、授课人是谁、缺课人员有无补课及大家的反响等。三是严密有序。保密检查是一项十分严肃的工作,组织要严密,动作要严谨。无论是谈话询问,还是管理组、技术组的检查,都应井然有序、环环相扣、不乱章法。四是严守纪律。检查人员应严格遵守工作纪律和保密纪律,严禁在检查前和检查后向被检查人员透露不应知悉的信息,严禁查阅或复制与检查工作无关的信息内容,严禁进行有碍检查的人际交往。要坚持依法检查、秉公办事、一视同仁。对检查不负责、不作为的应严肃批评,造成不良影响的应给予必要的处罚或处分。

“细”字入手。保密管理中的问题和隐患往往在深处潜藏,没有深入细致的检查很难被发现。保密检查贵在细致、难在细致,真正的功效也往往出在细致。一次,某检查人员在检查组即将离开某涉密资质单位时,竟然从非涉密场所的一间办公室的废旧报纸堆里,发现了两份机密级文件夹入其中。幸好检查发现及时,如果这堆报纸处理了,不仅文件查无下落,还可能酿成泄密事件。要做到细字入手,一是检查内容要细。结合单位自身实际,确保内容全面覆盖国家保密标准的所有条款要求。达到既检查涉密人员,又检查非密人员;既检查涉密计算机,又检查非密计算机;既检查涉密场所,又检查非密场所。二是检查方法要细。做到查阅资料不缺要件,查看记录不漏要素,查看场所不留死角,查看过程不少环节,查找问题不讲困难。三是检查记录要细。按照保密标准,覆盖检查时间、检查人员、检查对象、检查事项、存在问题、整改及落实情况等要素,做好检查记录。涉密人员自查发现的问题要详细记录,同时保密办要追踪整改落实情况,对整改的具体措施及相关过程性文件要留存,做到保密检查资料全过程管理。

“准”字托底。保密检查的准确性,直接关系到是否对国家秘密安全负责、对单位负责、对个人负责。“准”是保密检查的追求和基石。一是依据要准。对党和国家的保密方针政策、法律法规及上级保密组织机构的重要指示精神,理解把握要准,落实到保密检查中运用要准,确保有理有据、依法依规;要坚持统一的标准进行检查,一把尺子量长短,不可厚此薄彼、有亲有疏。二是方法要准。不同的检查方法会得出不同的检查结果,同类项目的保密检查,其方法手段应科学便捷,尽量统一。三是结论要准。发现问题应比照法律法规全面分析,慎重判断准确结论,并由检查人与当事人确认后签字;发现疑似问题和隐患,检查组成员应反复研究讨论,再对问题进行定性确认。一时定不了的,可先行取证,带回后提交上级权威部门和机构确定。总之,要确保检查结论准确无误,经得起核查,经得起考证,经得起历史检验。 

检查不是最终目的,不可查完完事,一查了之。重要的目标任务在于运用好检查的成果,扎扎实实做好延伸和拓展的文章。即针对所发现的问题,深入剖析、深挖根源,举一反三、扩大战果,奖惩兑现、抓好激励,探索规律、不断完善,形成长效机制,促使涉密资质单位保密管理迈上新台阶。

彻底整改除病根。保密检查发现问题后,必须高度重视,严肃对待,坚决彻底整改,绝不可犹豫懈怠。一是下令整改。检查组应在规定的工作日内,向有关方面提交书面检查报告和原始记录材料;职能部门及时下发整改通知单,明确整改内容,限定整改期限,提出整改标准和要求;受检部门及个人按照通知要求,不折不扣逐条整改、件件落实;保密办对检查结果进行督导。二是举一反三。事物都是相互联系的,既有内部联系,又有外部联系。应认真分析此问题与彼问题的联系,从关联性中找出其他潜藏隐患,全面彻底地清除尚未发现的“暗火”。三是“杀回马枪”。应深入分析保密管理中的顽症,透过现象看本质,不仅知道症结在哪里,而且知道顽固是何因,还要知道使用什么药治疗,是用慢药还是猛药,必须对症下药,才能药到病除。对容易复发的病症,如不经意将手机带入涉密场所的问题,涉密信息设备带出无审批记录问题,擅自复制、留存密件等一些习惯性做法,必须舍得下慢功夫、硬功夫,通过“杀回马枪”,反复几个回合才能解决。
严肃问责敲警钟。检查结果的运用和延伸,还在于通过案例说事明理,使大家警觉和警醒起来,让更多人汲取教训、受到教育,达到查处一件,教育一片的目的。一方面要坚持原则、奖罚到位。查出问题,必须评估风险、评估危害,根据问题性质、情节轻重,依据相关法规制度予以处理,坚持对事不对人,不可大事化小、小事化了。对于特殊的案件,应做到一身正气、敢于担当,抗得住诱惑,顶得住说情,敢于问责、勇于追责,一办到底。同时,将员工遵守保密制度、履行保密职责的情况纳入绩效考核,保密管理工作优秀的要予以奖励。另一方面要总结教训、警示他人。深刻剖析发生问题的原因,把教训告诉大家,促使大家常敲警钟、保持清醒,明白该做什么不该做什么,应怎么做不应怎么做,始终绷紧保密这根弦。

探索规律促提高。任何事物都有自身运行发展的规律。就保密检查而言,领导越重视,抓得越紧,精力投入越多,保密检查力度越大;检查工作越全越细、标准越严,检查效果越好;组织检查越勤,整改工作越彻底,发生问题越少。如此种种,无不体现规律在运行。就违法违规问题而言,任何泄密事件都有其必然性,都可以从中找出带规律性的东西。是领导重视不够,应组织领导成员学习保密法律法规和有关要求,提高领导认识,加大领导力度;是保密机构不健全,应健全组织,明确分工和职责;是员工保密观念淡薄,应加强保密教育,增强保密意识;是保密制度不健全,应组织学习国家保密标准,借鉴相关经验做法,结合单位实际,逐条逐项完善保密制度等。涉密资质单位的班子和保密组织机构应定期对人员、制度、场所、设备设施、涉密项目的保密管理情况进行回顾分析,尤其是认真分析涉密人员的现实思想表现,有针对性地抓好保密管理,切实掌握保密工作的主动权。通过经常探索和总结,使保密检查能力和有效管控风险的能力不断得到提升。

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